Botenfile – Vorsortierung

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Versandarten für Massensendungen

• A/B-Post Massensendungen
• OnTime Mail
• Expert Mail
• Zeitungen/Zeitschriften (AZ)

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Format-Gruppen

• Standard-Brief (bis B5, 140 x 90 mm bis 250 x 176 mm, Dicke bis 20 mm, 1-100 g)
• Midi-Brief (bis B5, 140 x 90 mm bis 250 x 176 mm, Dicke bis 20 mm, 101-250 g)
• Gross-Brief (bis B4, 353 x 250 mm, Dicke bis 20 mm, 1-1’000 g)

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Spezialsendung

Gemäss Post CH AG führen Sendungen mit folgenden Spezifikationen, welche in Rest-Bunden resp. als unsortierte Rest-Sendungen aufgeliefert werden, bei den Versandarten A/B-Post-Massensendungen sowie bei OnTime Mail zu einem Spezialsendungszuschlag (nicht abschliessende Auflistung ohne Gewähr). Klären Sie bitte bei jedem Mailing in den genannten Versandarten die spezifischen Bedingungen mit Ihrem Post-Berater ab:

Zuschlagspflichtig sind Sendungen bis Format B4 (353 x 250 mm), bis 1'000 g, bis 2 cm Dicke.

• Selfmailer
  • Dicke über 6 mm.
• Grösse
  • Kleiner als 140 x 90 mm.
• Form
  • Nicht rechteckig (ausgenommen Sendungen mit abgerundeten Ecken).
• Folien
  • Überstand längs >25 mm und quer >5 mm sowie mangelhafte Schweissnähte.
• Offene Sendungen
  • Sendungen in Broschüren-, Heft- oder Zeitungsform, Sendungen unter Streifband, gefalzte Sendungen, die nicht allseitig geschlossene Kanten aufweisen und nicht verschossene Umschläge oder mit Leimpunkten verschlossene Kanten und Laschen. Ausgenommen sind Selfmailer (ausführliche Informationen finden Sie im Kapitel "Gestaltung" unter www.post.ch/briefgestaltung) und einseitig offene Kartoncouverts mit Einstecklaschen.
• Aufdrucke
  • Aufdrucke im Adressfeld oder in der Codierzone, die den kumulierten Farbanteil von 20% (Cyan, Magenta, Yellow) und 10% (Schwarz) übersteigen oder einen Farbverlauf/Bilder/Muster aufweisen. Bei Grossbriefen im Hochformat gelten zusätzlich diese beiden Kriterien: (1) Aufdrucke, die rechts oder unterhalb der Adresse in der Lesezone platziert sind. (2) Absenderangaben in der Lesezone.
• Unterdrucke
  • Durchscheinen von Informationen der Rück- oder Folgeseite im Adressfeld oder in der Codierzone.
• Beilagen
  • Nicht maschinenfähige Inhalte bis Umschlaggrösse B5.

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Paletten- und Sammelbehältervergütung (Gebinde-Vergütung)

Diese Information stammen aus dem Schreiben «Änderungen in der Vorleistungsstruktur» der Post CH AG (PostMail) vom 03.07.2019 und haben provisorischen Charakter (keine Gewähr). Die Post CH AG wird dann zu gegebener Zeit die verbindlichen Bedingungen und Konditionen kommunizieren.

Aktualitätsstand: 03.07.2019

Die Post CH AG (PostMail) sieht per 01.01.2020 eine Anpassung der Vorleistungsvergütungsstruktur vor. Die nach Vorgaben der Post CH AG gefertigten Gebinde, also Paletten (Pal) und Sammelbehälter (SB), erleichtern die logistische Verarbeitung bei PostMail. Die dadurch erzielten Einsparungen werden dem Absender von der Post CH AG rückvergütet.

Grundsätzlich qualifiziert sich nur für eine Vergütung, wer eine korrekte Vorsortierung mit einer von der Post CH AG geprüften und von ihr offiziell freigegebenen Software durchführt.

Unsere Sortier-Software «BotenMail» und somit unsere Dienstleistungen im Bereich Vorsortierung sind seit dem 22.08.2019 offiziell von der Post CH AG qualifiziert worden.

Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um eine Vergütung zu erhalten:

Vergütungsberechtigte Sendungen

Die Vergütung wird nur für sortierte Sendungen (nach Orts- und Botenbezirksbunden) gewährt. Sendungen im Format B5 unter 100 g erhalten keine Paletten- bzw. Sammelbehältervergütung.

Gebinde-Art/Stufe (Paletten/Sammelbehälter):

• Ort
  • Format B4 (Vergütung: Ja)
  • Format B5 über 100 g (Vergütung: Ja)
• Leitgebiet
  • Format B4 (Vergütung: Ja)
  • Format B5 über 100 g (Vergütung: Ja)
• Zentrum
  • Format B4 + B5 (Vergütung: Nein)
• Rest
  • Format B4 + B5 (Vergütung: Nein)

Gebinde-Inhalte (Paletten/Sammelbehälter):

Die Gebinde müssen folgende Inhalte aufweisen:

• Ort
  • Boten/Postfach-Bunde (Ja)
  • Ort-Bunde (Ja)
  • Rest(-Bunde) (Nein)
• Leitgebiet
  • Boten/Postfach-Bunde (Ja)
  • Ort-Bunde (Ja)
  • Rest(-Bunde) (Nein)
• Zentrum
  • Boten/Postfach-Bunde (Ja)
  • Ort-Bunde (Ja)
  • Rest(-Bunde) (Nein)
• Rest
  • Boten/Postfach-Bunde (Ja)
  • Ort-Bunde (Ja)
  • Rest(-Bunde) (Ja)

Diese Logik der Befüllung ist zwingende Voraussetzung, damit die Paletten- und Sammelbehältervergütung in Anspruch genommen werden kann.

Rahmenbedingungen für die Vergütung

• Vergütungsberechtigt sind die Formate Midi (B5 101-250 g) und Gross (B4 1-1000 g).
• Bei Expert Mail müssen die verschiedenen Arten von Gebinde (Pal/SB) auch unabhängig vom Sendungsgewicht deklariert werden.
• Diese Vergütung wird nur in den Briefzentren und Logistikzentren/Distributionsbasen sowie bezeichneten Zustellstellen, wo auch die Standortvergütung bewilligt wird, gewährt (www.post.ch/vorleistungen; Factsheet Vorleistungsvergütungen).
• Mindestmenge 10'000 Sendungen (Anzahl Sendungen in Orts- und Botenbezirksbunden) pro Aufgabe und Tag.
• Minimales Palettengewicht 200 kg (inkl. Tara), minimales Sammelbehältergewicht 150 kg (inkl. Tara); maximal 1 Restpalette resp. 1 Restsammelbehälter darf das Mindestgewicht unterschreiten.
• Maximales Palettengewicht 600 kg (inkl. Tara), maximales Sammelbehältergewicht von 560 kg (inkl. Tara).
• Die Anzahl Sendungen je Gebinde-Gattung (Orts-, Leitgebiets, Zentrums- und Restpalette) ist auf dem Sortierprotokoll zu deklarieren.
• Eine Gebinde-Vergütung (Pal/SB) wird nur bei sortenreiner Auslieferung (Format) und auch Produktreinheit (z.B. nur B-Post-Massensendungen) gewährt.
• Das Anbringen des Palettenbarcodes ist optional.
• Einzig bei Expert Mail ist das Anbringen des Palettenbarcodes verpflichtend (www.post.ch/vorleistungen; Factsheet Sendungsverfolgung von Paletten).
• Die verwendete Sortiersoftware muss von der Post geprüft worden sein.
• Vorankündigungsfristen müssen eingehalten werden (www.post.ch/vorleistungen; Factsheet Vorleistungen).

Deklaration im Sortierprotokoll

Als Grundlage für die Ausrichtung der Vergütungen dient ein vom Aufgeber erstelltes Informatikaufgabeprotokoll. Dieses Protokoll beinhaltet folgende Angaben:

• Absender.
• Aufgeber.
• Total sortierte Sendungen:
  • Davon in Boten-Bunden
  • Davon in Postfach-Bunden
  • Davon in Ort-Bunden
  • Rest-Bunde/Sendungen
• Aktualisierungsdatum des verwendeten Strassenverzeichnisses mit Sortierdaten.
• Ergänzend dazu müssen folgende Angaben deklariert werden:
  • Ort-Gebinde – Anzahl Gebinde, Anzahl Sendungen
  • Leitgebiet-Gebinde – Anzahl Gebinde, Anzahl Sendungen
  • Zentrum-Gebinde – Anzahl Gebinde, Anzahl Sendungen
  • Rest-Gebinde – Anzahl Gebinde, Anzahl Sendungen

Zusätzlich am Schluss des Aufgabeprotokolls anzufügen:

• Software: «Name der Software»
• Prüfdatum/Post: Sortierfile geprüft am «tt.mm.jjjj»

Deklaration im Aufgabenverzeichnis Briefe

Die Gebinde-Angaben müssen im «Aufgabenverzeichnis Briefe» erfasst werden, damit dem Absender die Vergütung ausbezahlt wird:

• Ort-Gebinde – Anzahl Sendungen
• Leitgebiet-Gebinde –Anzahl Sendungen

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A/B-Post Massensendungen

Mit der Versandart A/B-Post Massensendungen können Sie je nach Auflage und Sendungsgattung von erheblichen Porto-Einsparungen profitieren. Ob sich eine Vorsortierung lohnt, hängt ab von Auflage, Sendungsgattung, Format, Dicke, Spezialsendungszuschlag sowie geografischer Verteilung der Mailings. Grundsätzlich vergütungsberechtigt sind A/B-Post-Massensendungen im Format Midi- und Grossbrief.

Es müssen mindestens 3'000 Sendungen sein, die zur gleichen Gattung und Format-Stufe gehören.

Die Post gewährt bei den Formaten Midi-Brief (bis B5, 101-250g) und Gross-Brief (bis B4, 1-1'000g) Porto-Ermässigungen auf vorsortierte Sendungen in Boten- und Orts-Bunden.

Für Spezialsendungen erhebt die Post bei B2-Massensendungen in allen Formaten einen Spezialsendungszuschlag. Werden diese Sendungen jedoch vorsortiert, entfällt dieser Zuschlag bei Sendungen in Boten- und Orts-Bunden.

Externe Links

• Post - Briefe Inland
• Post - A-Post-Mailing
• Post - Preisnachlässe- und vergütungen
• Post - Spezialsendungen

 

Vorsortierung Ja / Nein ?

Nein, eine Vorsortierung ist nicht sinnvoll.

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Ja, die Vorsortierung sollte durchgeführt werden.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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Ja, die Vorsortierung sollte durchgeführt werden.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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Ja, die Vorsortierung sollte durchgeführt werden.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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OnTime Mail

Mit der Versandart OnTime Mail können Sie Ihre Mailings (ab 10'000 Stück) taggenau in der ganzen Schweiz zustellen lassen.

Die Zustellung erfolgt an einem frei wählbaren Werktag (Montag bis Freitag) oder auch am Samstag. Das vordefinierte und taggenaue Zeitfenster bietet die beste Basis zur Optimierung nachgelagerter Prozesse wie dem Fulfillment oder dem Callcenter-Einsatz.

Externe Links

• Post - OnTime Mail

Vorsortierung Ja / Nein ?

Nein, eine Vorsortierung ist nicht sinnvoll.

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Ja, die Vorsortierung sollte durchgeführt werden.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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Ja, die Vorsortierung sollte durchgeführt werden.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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Ja, die Vorsortierung sollte durchgeführt werden.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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Expert Mail

Mit der Versandart Expert Mail können Sie Ihre Kataloge und Mailings (ab 10'000 Stück) auf zwei Tage genau in der ganzen Schweiz zustellen lassen.

Die Zustellung erfolgt in einem Zeitfenster von zwei aufeinanderfolgenden und frei wählbaren Werktagen (Montag bis Freitag). Das vordefinierte und enge Zeitfenster ist eine ideale Basis zur Optimierung nachgelagerter Prozesse wie dem Fulfillment oder dem Callcenter-Einsatz.

Externe Links

• Post - Expert Mail

Vorsortierung Ja / Nein ?

Ja, die Vorsortierung wie auch die maschinelle Gebinde-Bildung ist hier zwingend vorgeschrieben.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Rest unsortiert

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Zeitungen/Zeitschriften (AZ)

Mit der Versandart Zeitungen/Zeitschriften (AZ) profitieren Sie von Spezialtarifen aufgrund der indirekten Presseförderung.

Nicht jede regelmässig erscheinende Publikation ist eine Zeitung. Erst eine gewisse Periodizität, eine Mindestauflage, die Beglaubigung der abonnierten Auflage und weitere Faktoren machen aus einer Publikation eine Zeitung.

Anspruch auf Ermässigung haben Zeitungen und Zeitschriften, welche die Kriterien des Postgesetzes und der dazugehörigen Verordnung erfüllen. Das Bundesamt für Kommunikation entscheidet in letzter Instanz, ob die Presseförderung gewährt wird.

Externe Links

• Post - Zeitungen/Zeitschriften
• BAKOM - Presseförderung

Vorsortierung Ja / Nein ?

Ja, die Vorsortierung ist hier zwingend vorgeschrieben.

Zu fertigende Bund-Arten:

• Boten-/Postfach-Bunde
• Ortsbunde
• Durchgangsbunde
• Leitgebietsbunde
• Leitkreisbunde

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Evtl. notwendige Vorgaben für die Vorsortierung

• Auftraggeber
  • Referenz Schweizerische Post:
    • RechnungsReferenz-Nummer (9stellige RRN bei der Post)
    • Debitor-Nummer (8stellige Debitor-Nr. bei der Post)
  • Name (Firma)
  • Strasse und Hausnummer
  • Postfach und Postfach-Nummer
  • PLZ und Ort
  • Land
  • E-Mail-Adresse
• Aufgeber
  • Name (Firma)
  • Strasse und Hausnummer
  • Postfach und Postfach-Nummer
  • PLZ und Ort
  • Land
  • E-Mail-Adresse
• Aufgabe/Zustellung
  • A/B-Post: Aufgabe-PLZ/Ort - Die Aufgabepoststelle ist frei wählbar.
  • OnTime Mail: Aufgabe-PLZ/Ort - Aufgabe-Postleitzahl und Ort des Brief- oder Logistikzentrums der Post.
  • A/B-Post: Aufgabedatum von/bis - Die Sendungen können an allen Werktagen bis zum ordentlichen Schalterschluss bei der Annahmestelle abgegeben werden. Die Öffnungs- bzw. Annahmeschlusszeiten sind für das Leistungsangebot massgebend.
  • OnTime Mail: Aufgabedatum von/bis - Die Postaufgabe muss jeweils 4 Werktage (bis spätestens 17.00 Uhr) vor dem gewünschten Zustelltag erfolgen.
  • OnTime Mail: Zustelldatum - Montag bis Freitag oder Samstag. Fällt der gewünschte Zustelltag auf einen Feiertag, erfolgt die Zustellung Ihrer Sendungen am Werktag vor oder nach dem gewünschten Zustelltag.
  • Expert Mail: Zustelldaten - Montag bis Freitag, zwingend zwei aufeinanderfolgende Tage. Fallen die gewünschten Zustelltage auf einen Feiertag, erfolgt die Zustellung Ihrer Sendungen am Werktag vor oder nach dem gewünschten Zustelltag.
• Versandart / Post-Produktcode
  • B2-Post
  • B1-Post
  • A-Post
  • OnTime Mail
  • Expert Mail
  • AZA
  • AZB
• Sendung
  • Format (Länge, Breite und Höhe in mm)
  • Format-Gruppe (bis B5 250x176mm, bis B4 353x250mm)
  • Höhen-Gruppe (bis 5mm, bis 20mm, über 20mm)
  • Gewicht (in Gramm)
  • Gewichts-Gruppe (1-100g bis B5, 101-250g bis B5, 1-500g bis B4, 501-1000g bis B4)
• Bund-Bildung
  • Bund-Minimum (Anzahl Sendungen, Richtwert: mind. 3 Sendungen und mind. 3cm Dicke)
  • Bund-Maximum (Anzahl Sendungen, Richtwert: max. 50 Sendungen und max. 5kg Gewicht)
• Bund-Arten/Stufen
  • Boten- und Postfach-Bunde
  • Ortsbunde
  • Durchgangsbunde
  • Leitgebietsbunde
  • Leitkreisbunde
  • Rest ungebündelt
  • Gangfolge-Sortierung Boten-Bunde (Gangfolge des Boten oder umgekehrte Gangfolge des Boten, abhängig von der weiteren Verarbeitung)
  • Bund-Wechselzeichen (z.B. "*" am Bund-Anfang oder Bund-Ende, oder "A" am Bund-Anfang und "E" am Bund-Ende)
• Gebinde-Bildung (bei maschineller Bildung)
  • Gebinde-Typ
    • Sammelbehälter (SB)
    • Euro-Paletten (Pal)
  • Gebinde-Gewicht
    • Sammelbehälter (SB) 150-560 kg (davon 96 kg Tara)
    • Paletten (PAL) 200-600 kg (davon 25 kg Tara)
    • Gebinde-Minimum (Anzahl Sendungen, Minimal-Gewicht berücksichtigen)
    • Gebinde-Maximum (Anzahl Sendungen, Maximal-Gewicht berücksichtigen)
  • Neue Frankierlizenz ("1-9999", max. 4stellige Frankierlizenz-Nummer des Auftraggebers bei der Schweizerischen Post)
  • Gebinde-Auftragsnummer ("1-9999", durch den Auftraggeber oder den Vorsortierer zu verwaltende max. 4stellige Auftragsnummer, damit die Eindeutigkeit über mehrere Vorsortierungen gewährleistet ist)
  • Gebinde-Wechselzeichen (z.B. "*" am Gebinde-Anfang oder Gebinde-Ende, oder "A" am Gebinde-Anfang und "E" am Gebinde-Ende)

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Gut zu wissen

• Timing
  • A/B-Post: Postaufgabe - Die Sendungen können an allen Werktagen bis zum ordentlichen Schalterschluss bei der Annahmestelle abgegeben werden. Die Öffnungs- bzw. Annahmeschlusszeiten sind für das Leistungsangebot massgebend.
  • OnTime Mail: Die Vorankündigung muss jeweils 3 Werktage (Montag bis Freitag) vor der Postaufgabe bzw. 7 Werktage vor dem gewünschten Zustelltag erfolgen. Bitte bei der Wahl des Zustell- wie auch des Anliefertags die nationalen, kantonalen und regionalen Feiertage beachten.
  • Expert Mail
    • Die Vorankündigung muss jeweils 3 Werktage (Montag bis Freitag) vor der Postaufgabe bzw. 7 Werktage vor dem gewünschten Zustelltag (von) erfolgen. Bitte bei der Wahl des Zustell- wie auch des Anliefertags die nationalen, kantonalen und regionalen Feiertage beachten.
    • Expert Mail erfordert erfahrungsgemäss für die Abklärung der benötigen Vorgaben zur Vorsortierung etwas mehr Zeit, mind. 1 Reserve-Tag sollte eingeplant werden.
  • Zustellung
    • B2-Post: spätestens am 6. Werktag nach Postaufgabe (nicht Samstag)
    • B1-Post: spätestens am 3. Werktag nach Postaufgabe (nicht Samstag)
    • A-Post: am nächsten Tag nach Postaufgabe (inkl. Samstag)
    • OnTime Mail: am vereinbarten Zustelltag (Montag - Samstag)
    • Expert Mail: am vereinbarten Zustelltag (Montag - Freitag)
  • Die Vorsortierung sowie die Spedition der ausgedruckten Bund/Gebinde-Zettel beanspruchen auch ihre Zeit.
• Farbe Bund/Gebinde-Zettel (Trägerpapier)
  • B2-Post: Gelb
  • B1-Post: Blau
  • A-Post: Weiss
  • AZA: Weiss
  • AZB: Blau
  • OnTime Mail (Zustellung Montag - Freitag): Grün
  • OnTime Mail (Zustellung Samstag): Grün
  • Expert Mail (Zustellung Montag - Freitag): Grün
• Bund-Minimum/Maximum
  • Der Auftraggeber der Vorsortierung muss das Bund-Minimum/Maximum vorgeben (evtl. ist hier eine Abklärung mit dem verarbeitenden Lettershop nötig).
  • gem. Vorgabe der Post sollte das Bund-Minimum mit mind. 3 Sendungen (Richtwert mind. 3cm Dicke) gefertigt werden
  • gem. Vorgabe der Post sollte das Bund-Maximum mit ca. max. 50 Sendungen (Richtwert ca. max. 5kg Gewicht) gefertigt werden
  • je kleiner das Bund-Minimum, desto grösser ist die erzielbare Porto-Einsparung
• Bund-Wechselzeichen
  • Die Kennzeichnung des Bund-Wechsels ist für die Verarbeitung im Lettershop (Bündelung) wichtig.
  • Der zuständige Lettershop kann Auskunft darüber geben, ob beim aktuellen Mailing spezielle Anforderungen bestehen.
• Gebinde-Wechselzeichen
  • Die Kennzeichnung des Gebinde-Wechsels ist für die Verarbeitung im Lettershop (Gebinde-Fertigung) wichtig.
  • Der zuständige Lettershop kann Auskunft darüber geben, ob beim aktuellen Mailing spezielle Anforderungen bestehen.
• Boten-Gangfolge
  • Seit Ende 2013 müssen Boten-Bunde innerhalb sortiert sein nach der Gangfolge des Boten. Es kann je nach den Gegebenheiten der Produktion und Verarbeitung des Mailings sein, dass beim Druck und bei der Lettershop-Verarbeitung die Reihenfolge der Adressen 1mal oder mehrmals gekehrt wird. Es muss sichergestellt werden, dass bei der Bündelung am Ende der Verarbeitung im Lettershop die Adressen in einem Boten-Bund wieder der Gangfolge des Boten entsprechen. Das hat also einen Einfluss darauf, wie die Adressen aus der Sortierung ausgegeben werden müssen, in Gangfolge oder in umgekehrter Gangfolge.
  • Der zuständige (adressierende) Druckverarbeiter und der Lettershop können nur zusammen darüber Auskunft geben, ob beim aktuellen Mailing die Boten-Bunde in umgekehrter Gangfolge des Boten vorsortiert werden müssen.
• Resultate Vorsortierung
  • Die sortierten Adressen, ergänzt um die aus der Vorsortierung benötigten Daten-Felder wie Bund-Nummer etc.
  • Das Sortierprotokoll mit allen benötigten Mengen-Angaben.
  • Die Bund-Zettel als PDF oder ausgedruckt auf Trägerpapier mit der korrekten Farbe.
  • Alternativ/Ergänzend zu den ausgedruckten Bund-Zetteln können die Bund-Zettel-Informationen als Daten-Felder in den sortierten Adressen ergänzt werden.
  • Bei maschineller Gebinde-Bildung: Die Gebinde-Zettel als PDF oder ausgedruckt auf Trägerpapier mit der korrekten Farbe.